AUTOMATIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA

(1988)

Aktivnosti u današnjem uredu

Kada se spomene urede, prva stvar koja pada na pamet su papiri njih tone i tone, prašnjavi, zagubljeni. Uredsko osoblje troši ogromnu količinu svog vremena pripremaju}i se za pisanje (smišljanje dopisa, pronalaženje informacija, računanja), pišu}i, prepisuju}! rukopise i dokumente, umnožavaju}i ih, Zatim dolazi dostava, arhiviranje kopija, a nakon izvjesnog vremena traćenje odloženih kopija. I pored najbolje organizacije posla, na to se gubi mnogo vremena. Ako je povrh toga organizacija posla slabija nego što bi mogla biti, posla ima više nego se stigne obaviti, a to izaziva zastoje i kašnjenja.

Drugi tipični aspekt uredskog rada je komuniciranje - bilo u direktnim razgovorima, bilo preko telefona, bilo poštom. Uredski radnici troše oko 50 % svog vremena na komuniciranje (rukovodioci i do 70%!). Telefoniranje je često bolna točka - zapadna istraživanja su pokazala da čak u 70% slučajeva pokušaj telefonskog razgovora NE uspije ili se veza ne može uspostaviti, ili osoba koju tracima nije tamo. U tom slučaju ostavljamo poruke, nazivamo ponovno i uglavnom gubimo vrijeme. Neuspješno telefoniranje i neefikasni sastanci tako|er troše dragocjeno vrijeme i izazivaju daljnja kašnjenja poslova.

Upravo po tim zastojima i kašnjenjima su naša administracija i svi uredski radnici došli na loš glas. Ako je uredsko poslovanje efikasno i brzo, ljudi koji rade na ostalim aktivnostima, n.pr. u proizvodnji, bi vidjeli da je i uredski posao koristan i potreban, a ne samo izvor frustracija i nepotrebni trošak.

Već spomenuta istraživanja pokazuju da oko 50% troškova zapadnih poduzeća predstavljaju troškovi vezani uz uredske poslove. To je vrlo značajan dio troškova i očito je važno razmotriti kako se oni mogu smanjiti, a poslovanje učiniti efikasnijim. Kada je većina troškova bila vezana uz direktnu proizvodnju, počelo se je razmišljati o automatizaciji. Danas je automatizacija u proizvodnji dovedena do takvih granica da se može reći da je efikasnost proizvodnje potpuna - danas već rade potpuno robotizirane tvornice, govori se o škartu u promilima, isporuci u sekundu i si. Time su troškovi proizvodnje smanjeni na skoro apsolutni minimum.

Istovremeno, uredsko poslovanje je ostalo manje - više kakvo je uvijek bilo. Pisaći strojevi su doduše zamijenili guščja pera, no prosječni uredski radnik je obično, pored olovke i papira opremljen samo telefonom i kalkulatorom. Očito, potreba za automatizacijom postoji, postoje i mogućnosti da se nešto učini, a došlo je i vrijeme za akciju.

Odgovor je naravno u kompjuterima.

Područja primjene kompjutera u uredskom poslovanju

Prvo područje je obrada podataka - to je klasična primjena za kompjutere. Danas je već malo poduzeća koja barem dio svojih podataka ne obra|uje na kompjuteru - vodi glavnu knjigu, salda konti, prati zalihe, obračunava osobne dohotke ...

Drugo podru-je je podrška za donošenje  poslovnih odluka.

Ovdje spadaju razni upiti za dobivanje informacija iz baza podataka bilo onih koji se nalaze u glavnom kompjuteru firme, bilo onih koji se nalaze u javnim bazama podataka.

Ovdje spadaju i razni programi za pravljenje financijskih modela, t.zv. spreadsheet programi, programi za izradu grafičkih prikaza i si.

Treće podru-je je podru-je poslovnih komunikacija.

Ovdje spadaju t.zv. wordprocessor programi, programi za t.zv. desktop publishing, elektronička pošta, t.zv. messaging sistemi, sistemi za zakazivanje sastanaka, inteligentni telefoni.

Obrada podataka

Ovo se obično radi na centralnom kompjuteru. Kod nas se obično radi o posebno pisanim programima, a u zadnje vrijeme se sve češće koriste i gotovi programski paketi. Za cijeli posao se obično brine odjel koji se kod nas najčešće zove ERC - Elektronički računski centar, u okviru kojega radi i kompjuter i programeri i operateri stroja i pripreme podataka.

Baze podataka

Nusprodukt svake obrade podataka je obilje informacija koje se mogu iz njih dobiti. Kada se govori o bazama podataka, obično se misli na podatke spremljene tako da se do njih može lako doći i da ih se može pretraživati po najrazličitijim kriterijima. Podaci koji se mogu dobiti  iz  takvih  baza  su  n.pr. informacije o

stanju zaliha, podaci o bonitetu kupaca, o kurentnoj i nekurentnoj robi i.t.d.

Osim ovakvih, "privatnih" baza podataka, postoje i javne, do kojih ima pristup široka publika. Pristup može biti besplatan, no često se i plaća. Postoje posebna poduzeća koja se brinu o održavanju takvih baza, i koja njihovo pretraživanje i upite naplaćuje svojim pretplatnicima. Podaci koji se mogu dobiti iz ovakvih baza su n.pr. burzovni izvještaji, specifikacije novih lijekova, popis slobodnih kapaciteta u hotelima na Jadranu i.t.d.

Treća vrsta baza podataka su t.zv. osobne baze, koje se obično čuvaju na personalnim kompjuterima. Organizaciju takvih baza omogućavaju specijalno napisani programski proizvodi, kao n.pr. dBase III+ (baš se tako piše). Koriste se obično za adresare, telefonske imenike i si. Pomoću njih je moguće napraviti i kompletne obrade podataka, no ne za firme sa milijun poslovnih transakcija godišnje.

Spreadsheet programi

Ovo su programi kao n.pr. Supercalc, koji se obično koriste na personalnim kompjuterima. Osnova je matrica od N x M polja (često reda veličine 1000 x 1000). Korisnik može za svako polje odrediti što predstavlja u njemu može biti neki tekst, neki iznos ili rezultat nekog računanja. Za primjer, pogledajmo kako izgleda spreadsheet za moje revijske troškove, koje plaćam pomoću trajnog naloga s tekućeg računa:

1988

Elektra

Plinara

RTV

Stambeno

Ukupno

Jan

93.600

72.726

5.000

15.755

187.081

Feb

 

72.726

7.000

18.757

98.483

Mar

93.600

72.726

7.000

18.757

192.083

Apr

 

 

7.000

18.757

25.757

Maj

58.500

 

7.000

18.757

84.257

Jun

 

 

7.000

18.757

25.757

Jul

58.500

72.726

10.000

18.757

159.983

Aug

 

 

10.000

196.400

206.400

Sep

 

 

10.000

65.090

75.090

Okt

 

72.726

16.000

65.090

153.816

Nov

 

 

16.000

65.090

81.090

Dec

 

 

16.000

65.090

81.090

Ukupno:

304.200

363.630

118.000

585.057

1.370.887

 

Jan, Feb ... i.t.d su tekstovi, 93.600, 72.726 i.t.d su iznosi koji se direktno upisuju. Program automatski računa totale, jer sam mu ja to rekao da radi. Najljepše u cijeloj priči je to, da, kad mi dođe godišnji obračun od Elektre, trebam samo upisati taj iznos u odgovarajuću rubriku, a program će sam izračunati nove totale. (Hm, kad malo bolje razmislim, baš i nije lijepo što ću morati platiti). Ovo je jednostavni spreadsheet, jer je posao jednostavan. Za kompliciranije poslove napravi se i veći spreadsheet, sa složenijim kalkulacijama.

Programi za grafiku

Ovdje mislim na t.zv. poslovnu grafiku, t.j. programe za crtanje grafikona i sl. Takvi programi mogu uzeti podatke iz n.pr. spreadsheeta ili baze podataka i nacrtati grafički prikaz n.pr. obujma prodaje po kvartalima.

Wordprocessori

To su programi kao n.pr. Wordstar, koji služe za pisanje i štampanje tekstova. Na jednostavan način se odredi osnovni oblik, n.pr. dopisa (lijevi i desni rub, broj redova po stranici i si.), a zatim se samo piše. Kompjuter pazi na prelazak u novi red, na novu stranu i si.

Wordprocessori ubrzavaju i olakšavaju prvo upisivanje, no prava korist je kod ure|ivanja teksta - ispravci se vrše jednostavno tako da se novi tekst piše preko staroga, lako se ubacuju cijeli pasusi i stranice, lako se blokovi teksta sele s jednog mjesta na drugo, iz jednog dokumenta u drugi i.t.d. (Kao stvoreno za prepisivanje pravilnika - stroj može potpuno automatski promijeniti ime firme iz OOUR ABC u RO XyZ .)

Wordprocessori obično imaju i mogućnost pisanja okružnica, t.j. isti tekst se šalje na razne adrese - tekst se napiše jednom, u njemu se označi gdje dolazi ime, gdje ulica, gdje poštanski broj i mjesto, a onda program sam ode u adresar (koji n.pr. može biti u bazi podataka)

Neki wordprocessori omogućavaju da se na jednoj strani miješaju i tekst i slike i si.

Desktop publishing - stolno izdavaštvo

To su programi kao n.pr. Ventura. Ti programi omogućavaju da se tekst napisan pomoću wordprocessora složi u neku grafičku formu, te da se zatim odštampa u seljenom broju primjeraka (obično na laserskim štampačima).

Kod slaganja možemo izabrati u koliko stupaca selimo tekst slomiti, koji format stranice velimo, koje tipove slova za naslove, koje za podnaslove, koje za glavninu teksta i si. U tekst možemo ubacivati  slike,  možemo automatski numerirati stranice,  automatski napraviti sadržaj i indeks za dokument i sl.

Pomoću ovakvih programa možemo slagati knjige, časopise, obrasce, i.t.d. (Za poslovna pisma je obično dovoljno ono što učini obični wordprocessor.)

Prednost desktop publishing programa je da i amater može napraviti prelom poput dobrog grafičara.

Elektronička pošta

Danas je već i kod nas dosta čest slučaj da su kompjuteri povezani u kompjuterske mreže. U takvoj situaciji je glupo da pismo, napisano na jednom kompjuteru, odštampamo, stavimo u kuvertu, na kuverti napišemo adresu, nalijepimo marku i bacimo ga u poštanski sandučić, pa da čekamo nekoliko dana da ga pošta preda na odredište, kad naš poslovni partner ima kompjuter koji je povezan s našim. Elektronička pošta omogućava da se dokumenti šalju iz jednog kompjutera u drugi, preko kompjuterske mreže. Elektronička pošta omogućava da dokument čeka u sistemu tako dugo dok ga primalac ne preuzme - važno za slučajeve kad kompjuteri nisu u stalnoj vezi.

Messaging sistemi - sistemi za slanje poruka

Ovo je odgovor na problem oko onih 70% neuspješnih telefonskih razgovora. Umjesto da uzaludno nazivamo, sa svojeg kompjutera pošaljemo poruku na kompjuter druge osobe. Slično elektroničkoj pošti, no obično ograničeno na kraće tekstove.

Zakazivači sastanaka

Ljudi koji rade zajedno, koriste isti kompjuter. Svaki od njih ima u kompjuteru svoj rokovnik. Kada treba zakazati sastanak između Štefa, Marka i Pere, kompjuter pogleda njihove rokovnike i sugerira prvi termin kada su svi slobodni. Prije sastanka, kompjuter će podsjetiti Štefa, Marka i Peru da za deset minuta imaju sastanak.

Inteligentni telefon

To je kombinacija telefona i osobnog kompjutera. U kompjuteru se čuva telefonski imenik, telefonske tarife i si. Kada želimo nekoga nazvati, pozovemo imenik, pritisnemo dugme uz željeno ime, a kompjuter će sam nazvati broj, a po želji će nam i štopati vrijeme i izračunati koliko nas je razgovor koštao. Inteligentni telefoni mogu imati i ugrađen ure|aj za sintetiziranje govora. U tom slučaju, napišemo poruku koju će kompjuter pročitati onom koji nas nazove kada nas nema.

Kakvi kompjuteri

U početku, kada su se kompjuteri počeli koristiti, to su bile ogromne mašine, s kojima su znali raditi samo specijalno školo-vani ljudi. Nasljednici takvih strojeva se koriste i danas, to su t.zv. mainframe sistemi, t.j. glavni, veliki, centralni sistemi. To su strojevi koji rade pod okriljem ERC-a, a obično se koriste za velike redovne obrade podataka.

Zatim su došli t.zv PC-ovi (personalni kompjuteri). To su mali strojevi, makar današnji PC-ovi po kapacitetima često mnogostruko nadmašuju ranije centralne sisteme. Osnovna namjena takvog stroja je da daje podršku poslovima jednog pojedinca. Tipične primjene su spreadsheet-ovi, wordprocessori, poslovna grafika i si. PC-ovi su revolucionalizirali kompjuterizaciju - snaga kompjutera je najednom postala dostupna pojedincu koji nije kompjuterski profesionalac.

Međutim, izolirani PC-ovi i centralni kompjuteri ne mogu riješiti sve probleme i zadovoljiti sve potrebe. "činjenica je da ljudi rade u grupama, da 90% svih informacija nastalih u okviru jedne radne grupe, jednog odjela u okviru firme ostaje unutar te grupe, no unutar grupe mora stalno biti na raspolaganju svim -lanovima. Centralni stroj je prevelik i preskup za takvu grupu, a PC poslužuje samo jednog čovjeka.

Jedno od mogućih rješenja su PC-ovi vezani u mrežu. Takvo rješenje koji puta zadovoljava, ali često i ne. Neke radne grupe ipak trebaju nešto jači stroj. Zbog toga su nastali t.zv. departmental, odjelski sistemi.

No situacija je još kompliciranija. Nitko nije sam na svijetu.

Vrlo često, neki pojedinac radi svoje osobne stvari, kao n.pr. pisanje pisma pomoću wordprocessora ili računanje pomoću spreadsheet programa. To radi na PC-u.

Napisano pismo treba poslati (elektronička pošta). Napisani dokument zatim treba arhivirati, ali tako da se lako pronađe kad zatreba. Isto tako, više ljudi može raditi na nekom dokumentu. Treba zakazivati i sastanke i si. To se radi na odjelskom sistemu .

Povremeno pojedincu trebaju podaci koji nastaju u okviru redovnih obrada podataka ili su spremljeni u neku javnu bazu. Ti podaci se nalaze na jednom ili više mainframe sistema.

Ako sve to zbrojimo, na našem stolu će trebati barem 3-4 video-terminala. To naravno ne dolazi u obzir, ako ni zbog -ega drugog, ono zbog nedostatka prostora na stolu. Rješenje je naravno PC, vezan na odjelski kompjuter, koji je vezan na centralni stroj, koji omogućava vezu na javne baze podataka. Ili PC koji može po potrebi komunicirati s odjelskim ili centralnim strojem, ili odjelski kompjuter koji omogućava i funkcije koje ima PC. (Centralni strojevi danas više ne rade poslove koji se mogu obaviti na PC-u ili na odjelskom kompjuteru - preskupi su i predragocjeni za to.)

U bilo kojoj kombinaciji, rješenje leži u mogućnosti povezivanja kompjutera u mreže. Neophodno je da se s bilo kojeg ekrana može doći do bilo kojeg podatka (ukoliko imate dozvolu za pristup).

Standardi

Pošto je povezivanje kompjutera od bitne važnosti, važno je da se različita oprema, od različitih proizvođača može međusobno povezivati. Da bi to bilo moguće, neophodni su standardi. Standardi propisuju kako se oprema mora ponašati. Opremu koja se ponaša prema standardima, moguće je povezivati s drugom opremom koja tako jer poštuje te standarde. Imajte to na umu kad budete razmišljali o nabavci opreme. Poštivanje standarda, i to ne standarda koje su de-facto donijeli neki proizvođači, nego međunarodnih de-iure standarda, je jedina garancija da vam se neće desiti stvari koje su se desile n.pr. Australcima, koji imaju tri sistema željeznica, svaki s različitim kolosijecima.

Primjer sistema za suvremeni automatizirani ured

ICL DRS 300 sistem, s centralnim procesorom od 8 MB, dva diska od 90 MB (milijuna znakova), 12 video terminala, 3 matrična i jednim laserskim štampačom, 4 osobna računala DRS Model 60 (sa po 2 MB memorije i diskom od 20 ili 45 MB), vezana na DRS 300, koji je preko X.25 paketne mreže (Jupak) vezan na centralni stroj ICL Serija 39, Level 40 XP (upiti za bazu podataka, unos podataka o narudžbama, elektronička pošta), te na IBM 4381, preko SNA/SDLC linije (upiti).

Operativni sistemi za uredski sistem:

Aplikacijski software (server, DRS 300):

-        wordprocessor Officepower Word

-        spreadsheet 20-20

-        elektronička pošta

-        sistem za arhiviranje

-        pojedinačne rokovnike

-        raspore|iva- sastanaka

-        podsjetnik / alarm / budilica

-        telefonski imenici i adresari

-        kalkulator

-        sistem za poruke

-        menu sistem

-        - software za vezu s ICL-ovim centralnim strojem

-        - software za vezu s IBM-ovim centralnim strojem

Aplikacijski software (personalni kompjuter, DRS Model 60):

Zvuči impresivno, zar ne? No, najbitnije je da se sa takvim strojevima stvarno mogu raditi i sve lokalne obrade o kojima smo govorili, i istovremeno komunicirati s centralnim strojevima i bazama podataka.

A sve to po cijeni koja je manja od cijene 16 PC-a sa štampačima i ekvivalentnim software-om, i sve po međunarodnim standardima!

Što dalje ?

Sve ovo o čemu je do sada bilo riječi radi danas, i u redovnoj je upotrebi, veći dio toga čak i kod nas. Međutim, elektronika, a naročito kompjuteri su poznati po brzom razvoju. Današnje novosti su za godinu-dvije obično stara moda.

Neka od područja na kojima se danas mnogo radi i za koja se mogu u najskorije vrijeme očekivati proizvodi na tržištu su:

-        radne stanice za obradu podataka, teksta i slika

-        jeftini i pouzdani scanneri (čitači koji mogu  pročitati sliku i unijeti ju u kompjuter, zbog daljnje obrade)

-        jeftiniji laserski i ostali brzi, visokokvalitetni štampači

-        arhiviranje na optičkim diskovima

-        optička traka (jeftinija od papira)

-        kompjutersko prepoznavanje predmeta na slikama

-        isti uređaji i linije za prijenos zvuka slike i podataka

-        kompjutersko sintetiziranje govora

-        kompjutersko prepoznavanje govora

-        centralni strojevi su danas dobro zaštićeni od neovlaštenog pristupa, PC-ovi i mreže PC-ova i odjelskih kompjutera još nisu na tom nivou

-        stalno se radi na novim standardima i proširenju postojećih

-        trenutno se najviše radi na standardima za automatizaciju projektnih biroa i industrijskih pogona (MAP/TOP), a uskoro bi trebao izaći i standard za slanje kompjuterskih datoteka, a radi se i na mnogim drugima

-        sve više proizvođača priznaje neophodnost poštivanja međunarodno dogovorenih standarda