IBI — informatorova birotika i informatika br. 36, 21.01.1992

Radomir Vukina, dipl. ing.

OFFICEPOWER, uredski sistem

Officepower je suvremeni uredski sistem. Radi na kompjuterima pod operativnim sistemom UNIX i namijenjen je z» istovremeni rad skupine korisnika, čak do nekoliko stotina.

OFFICEPOWER sadržava sve najbolje elemente suvremenih uredskih sistema, integrirane na taj način da korisnik može informacije iz jedne aplikacije prenositi i koristiti u drugima, čime štedi i trud i vrijeme. OFFICEPOWER pored uobičajenih uredskih aplikacija nudi i mnoge dodatne ili proširene mogućnosti kao n.pr. mogućnost grafičkog prikaza, puno poštovanje standarda, mogućnost rada u više evropskih jezika istovremeno, priključak na telex i fax mreže, elektroničku poštu, i.t.d. Pored mogućnosti osnovnog paketa, postoje i opcionalni dodaci za OFFICEPOWER - razni alati potrebni rukovodstvu, alati za razvoj vlastitih aplikacija, alati za integraciju postojećih aplikacija, mogućnosti za manipulaciju i rukovođenje tekstualnim informacijama i informacijama u bilo kojem drugom obliku.

ELEMENTI I MOGUĆNOSTI

Interface prema korisnicima je konzistentan kroz sve aplikacije, što znači da korisnik koji savlada jednu aplikaciju, nauči u najkraćem vremenu rad i sa svim ostalima.

Software tipke (t.j. tipke čije se značenje određuje pomoću software-a) omogućavaju da se do većine mogućnosti dođe pritiskom na jednu jedinu tipku. Funkcija tipki se mijenja, ovisno o poslu koji se radi. Cijelom sistemu, na svim razinama, pristupa se preko menua, a za svaku fazu rada postoji HELP. Help sistem prati što se radi, tako da se relevantna pomoć dobije pritiskom na jednu tipku.

OFFICEPOWER standardno uključuje slijedeće mogućnosti:

• ICLMAIL, elektroničku poštu, s opcijom za fax i telex
• Word processor
• Rokovnik
• Zakazivač sastanaka
• Podsjetnik
• Kalkulator
• Adresari i telefonski imenici
• Dnevnik telefonskih poruka
• Sistem za arhiviranje
• Paket alata za aplikacije koje korisnik može sam definirati
• Software tipke po definiciji korisnika
• Rad u mrežama
• Veza na vanjske sisteme

Opcije za integraciju PC-ova:

• POWERWINDOWS - pristup na OFFICEPOWER s PC-ova
• POWERLINK - alternativa za POWERWINDOWS
• Integracija WordPerfecta
• OFFICEPOWER-PARTNER mini--verzija, za samostojeći PC.
• ICLUPUBLISHER-PLUS - stolno izdavaštvo

Opcije za rukovodstvo:

• ACCESS 20/20 — višekorisnički spreadsheet
• POWERGRAPH - za rad s grafikom
• WORDCHART — za izradu slideova za prezentacije

Opcije za upravljanje informacijama:

• POWERSEARCH - za pronalaženje tekstova
• POWERFILE — sistem za upravljanje velikim bazama podataka
• RECORDS MANAGER - sistem za pronalaženje informacija na bilo kojim medijima (kompjuterskim, mikrofilmu, papiru, glinenim pločicama...)
• POWERFLOW — sistem za praćenje dokumenata i automatizaciju činovničkih procedura
• POWERVISION - sistem za rad sa slikovnim informacijama

Opcije za integraciju aplikacija:

• INGRES—LINK - integracija relacijske baze podataka INGRES
• POWERKIT — alat za integraciju bilo kakvih gotovih aplikacija
• OFFICEPOWER Document Converters — konverteri za dokumente

ICLMAIL

ICLMAIL je standardna OFFICEPOWER elektronička pošta. Zasnovan je na CCITT-ovim X.400 standardima. X.400 je prvi međunarodno priznati skup standarda za razmjenu poruka.

OFFICEPOWER korisnici mogu razmjenjivati elektroničku poštu međusobno, s VMEMAIL/EXAC korisnicima na ICL Seriji 39 i 2900, kao i sa svim ostalim korisnicima čiji sistem radi po X.400 standardima. ICLMAIL osigurava, pritiskom na jednu jedinu tipku, slanje pošte na više adresa, pri čemu se permanentno čuva spisak adresa na koje je pošta poslana, kao i potvrde o primitku.

Povrh mogućnosti da se pošiljka šalje većem broju primaoca na više različitih adresa, pošiljke mogu sadržavati i izvode iz rokovnika, spreadseetova, tekstove u wordprocesorskom formatu (koje je moguće uređivati i na prijemnoj strani), kao i iz ostalih vanjskih OFFICEPOWER datoteka.

Veza na svjetsku telex mrežu se ostvaruje preko uključenog proizvoda »S-MESSAGE«. Na taj način, korisnici u OFFICEPOWER mreži mogu elektronički slati i primati telexe i slati faxove. Ulazni faxovi se štampaju i distribuiraju ručno.

OFFICEPOWER WORD: Wordprocessor

Ovaj wordprocessor je takav da će zadovoljiti i profesionalnog korisnika, a dovoljno je jednostavan da ga može koristiti i neiskusni korisnik.

Obrada tekstova je potpuno integrirana s ostalim OFFICEPOWER mogućnostima. n.pr., korisnik može označiti dio nekog teksta i poslati ga ostalim korisnicima, preko ICLMAlL-a.

U tekst se mogu uključiti i informacije, tekstovi i grafika iz OFFICEPOWER spreadsheeta, ili iz UDAP (User Defined Applications Package — vidi kasnije) baze podataka. U izradi dokumenata se mogu koristiti i liste imena i adresa, tako da se velikom broju primalaca može poslati isto pismo, ali svakom s njegovim imenom/adresom.

ROKOVNIK

Svaki korisnik može imati onoliko rokovnika koliko želi. Sastanci i događaji se mogu prikazivati i u grafičkom obliku. Ukoliko su vam dali dozvolu, možete gledati i rokovnike drugih korisnika, da vidite kada možete s njima dogovoriti sastanak.

MREŽNI ZAKAZIVAO SASTANAKA

Zakazivao sastanaka je integriran sa sistemom rokovnika i elektroničkom poštom. Osoba koja zakazuje sastanak, može odrediti vrijeme te popis osoba koje su neophodne i osoba koje su samo poželjne na sastanku.

OFFICEPOWER će automatski pretražiti rokovnike traženih osoba, po potrebi i na drugim strojevima u mreži i dati obavijest o tome tko može, a tko ne može prisustvovati sastanku. Osim toga, OFFICEPOWER će automatski kreirati i ICLMAIL dokument s pozivom na sastanak, koji će biti odaslan svima pozvanima, i stavku koja će se upisati u njihove rokovnike.

PODSJETNICI

Svaki korisnik može za sebe ili za ostale korisnike pripremiti podsjetnik s listom akcija. U postavljeno vrijeme, na ekranu će se pojaviti signal i oglasiti se zvučni signal.

KALKULATOR

OFFICEPOWER sadržava i kalkulator s uobičajenim poslovnim funkcijama. Kalkulator je moguće pozvati i iz menua i u okviru wordprocessora.

ADRESAR I TELEFONSKI IMENIK

Moguće je spremiti imena, adrese i telefonske brojeve. Redoslijed sortiranja može biti bilo kakav, n.pr. abecednim redom prezimena, ili po radnim organizacijama.

Pretraživanje se može obavljati po svim mogućim kriterijima — n.pr. mogu se dobiti svi ljudi koji rade u nekoj određenoj tvrtki ili svi iz određenog grada, ili svi koji obavljaju neku funkciju.

Pošto su i adresari/imenici integrirani s OFFICEPOWER wordprocesorom, podaci iz njih se mogu koristiti za automatsko pisanje okružnica i.t.d.

DNEVNIK PORUKA

Telefonska ili bilo kakva druga poruka za nekog od korisnika OFFICEPOWER-a se može registrirati na obrascu za telefonske poruke, a zatim mu se poslati elektroničkim putem. Na njegovom ekranu će se javiti signal da ga čeka poruka.

Ako je potrebno, poruku je moguće preuputiti i drugom korisniku. Na obrascu se može registrirati i sve što se s porukom događalo, kao i kakva je konačno akcija poduzeta.

OFFICEPOWER automatski vodi dnevnik svih poslanih poruka. Informacije iz poruka se mogu izvaditi pomoću software tipki — i zatim spremiti u adresar/imenik, zbog daljnjeg korištenja.

SISTEM ZA ODLAGANJE

Dokumenti u okviru OFFICEPOWER-a se, baš kao i papirnati, odlažu u »registratore«. Korisnik koji je otvorio neki registrator, ima kontrolu nad tim što tko može raditi s dokumentima iz tog registratora.

SISTEM ZA ARHIVIRAN3E

»Registratori« sistema za odlaganje služe za privremeni smještaj dokumenata na kojima se radi. Traženi dokument možemo pronaći po njegovom nazivu ili listanjem dokumenta po dokumenta. Dokumenti koje više ne treba redovito ažurirati mogu se trajno arhivirati. Arhiva se indeksira — tako da se dokumenti mogu lako pronaći na osnovi ključnih riječi.

UDAP - APLIKACIJE KOJE DEFINIRA KORISNIK

UDAP (User Defined Applications Package) je software za bazu podataka prema definiciji samog korisnika. To je alat koji vam omogućava da sami razvijete aplikaciju za svoje poslovne potrebe.

Sistem provjerava podatke koji se upisuju u te datoteke, prema kriterijima koje definira korisnik. Na taj način se smanjuje šansa unosa pogrešnih podataka.

Postoji i Report Writer, koji služi za generiranje izvještaja i dokumenata na osnovu informacija iz UDAP baze podataka.

Podaci iz UDAP baze se mogu ubacivati i u wordprocesorske dokumente. S numeričkim podacima iz baze se mogu raditi i aritemtičke operacije.

Za unos i prikaz podataka služi t.zv.-UDAP formular. Korisnik sam definira izgled tog obrasca, pomoću wordprocesora. Jednom kreiran obrazac se može koristiti u zajednici s raznim datotekama s podacima.

POVJERLJIVOST

Korisnici mogu odlučiti da njihovi rokovnici budu povjerljivi. Isto vrijedi i za informacije u njihovim »registratori-ma«, dokumentima i bazama podataka. U tom slučaju, samo oni mogu pristupiti tim objektima.

Po volji, pristup se može ograničiti na određene skupine korisnika, ili dozvoliti svim korisnicima da čitaju informacije.

U okviru OFFICEPOWER-a postoje tri razine povjerljivosti; zaštita lozin-

kom, sistem dozvola za pristup, te privatna polja u slogovima.

OFFICEPOWER omogućava i pristup javnim bazama podataka.

OFFICEPOWER OPCIJE

Kao što je već spomenuto, OFFICEPOWER pored osnovnog sistema, sadržava i veći broj opcionalnih dodataka. Ovdje ćemo se osvrnuti na nekoliko njih.

EXECUTIVE OPCIJA: Access 20/20 SPREADSHEET

Spreadsheet (software za tabelarne kalkulacije) za OFFICEPOWER je Access 20/20, koji ima sve uobičajene mogućnosti takvih paketa, s dodatnom prednošću da je integriran u OFFICEPOWER. To znači da se do tabela može doći preko menua, kao i do svih ostalih stvari u OFFICEPOWER-u. Rad sa spreadsheetom se može po potrebi suspendirati, obaviti neke druge OFFICEPOWER poslove, a zatim se vratiti na mjesto gdje ste stali i nastaviti s poslom.

Spreadsheet podaci i grafika se mogu uklopiti u wordprocesorske dokumente i tako proizvesti kompletne izvještaje. Vrijedi i obratno — podaci iz WP dokumenata i UDAP sistema se mogu ubaciti i u spreadsheetove.

Grafika se može prikazati na grafičkim ekranima (VGA ili EGA) i/ili odštampati na odgovarajućem štampaču. Spredsheet grafika se može i odlagati, arhivirati i slati elektronički.

Moguće je, putem ICLMAlL-a, slati i cijele spreadsheetove, koje onda može dalje koristiti neka druga osoba vezana u mreži.

OPCIJE ZA UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA

Jedan od najvećih problema s dokumentima, bilo da su pohranjeni elektronički, bilo na papiru je: »Kuda li sam to spremio???«. Elektroničko pohranjivanje samo još više pojačava ovaj problem. POWERSEARCH, POWERFILE i Records Manager olakšavaju taj problem.

OPCIJA ZA UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA: POWERSEARCH

Pomoću POWERSEARCH-a, korisnik može napraviti indeks za svoje lokalne dokumente. Kasnije, pomoću slobodnog pretraživanja tog indeksa, korisnik može pronaći dokument koji ga zanima. POWERSEARCH vam omogućava da:

• pretražite u kojim se dokumentima spominje neki pojam, ime...
• prikažete listu dokumenata koje je ta potraga pronašla
• pomoću OFFICEPOWER WORD-a- radite s pronađenim dokumentima.

Pretraživanja se mogu definirati tako da se odrede:

• pojedine riječi
• korijeni riječi
• riječi na određenoj udaljenosti od neke druge riječi
• logičke AND, OR, NOT kombinacije uvjeta
• mogu se koristiti maskirni znakovi (t.zv. »wild cards«)

Kad je pretraživanje gotovo, korisnik može na uobičajeni način prikazivati pronađene dokumente, naravno, ako ima dozvolu za to.

OPCIJE ZA UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA: RECORDS MANAGER

Records Manager omogućava pronalaženje ne samo elektronički pohranjenih dokumenata, nego i dokumenata na drugim medijima; papiru, mikrofilmu, knjigama i.t.d. To je vrlo važna mogućnost, jer i u 1999-oj će 95% svih dokumenata još uvijek biti na papiru.

Records Manageru se pristupa preko uobičajenih OFFICEPOWER menua i s njim se radi na uobičajeni OFFICEPOWER način. Rezultati se prikazuju kao UDAP slogovi.

Sistem obavlja dvije glavne funkcije:

• Sadržava bazu podataka u kojoj korisnici mogu čuvati zapise o svim važnim dokumentima u njihovoj organizaciji. Kad im to zatreba, korisnici mogu lako doći do tih dodatnih informacija, jednostavno pretraže bazu s tim zapisima.
• Za elektronički čuvane dokumente, pristup i rukovanje je on-line. Gotovi dokumenti se predaju Records Manageru, koji se pobrine za spremanje zapisa o njima, a sam njihov tekst se prebacuje na POWERFILE (ili ICLFILE) server, na trajno čuvanje. Kad dokumenti zatrebaju, pretraži se baza sa zapisima o dokumentima. Po potrebi se mogu pretraživati i sami tekstovi na POWERFILE Serveru.

Records Manager se može usporediti s indeksom (katalogom) biblioteke. U njemu se čuva zapis o tome gdje se dokumenti fizički čuvaju, koji je njihov sadržaj, kada su kreirani, a ako se radi¹ o ne-elektroničkim medijima, tko ih je trenutno posudio. Sistem vodi i listu rezervacija, pomoću kojeg korisnici informacija mogu unaprijed »rezervirati« informacije koje su im potrebne.

OPCIJE ZA UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA: POWERFLOW

POWERFLOW je t.zv. procesor za procedure. To je interaktivni sistem za automatizaciju procedura koje se mogu rastaviti na jasno definirane faze. To je ujedno i sistem za upravljanje takvim procedurama.

Proceduru možemo definirati kao »način da se nešto obavi kroz niz povezanih koraka«. U skladu s tim, procedure se obično kontroliraju pomoću popisa pravila ili uputa, kojima se određuju koraci potrebni da bi se izvršio određeni radni zadatak. Mnoge organizacije imaju propisan cijeli niz procedura, koje mogu, ili ne moraju biti međusobno povezane. Primjeri za takve procedure mogu biti obrada narudžbi, odštetnih zahtjeva u osiguranju, odobrenje kredita, odobravanje obračuna putnih troškova i.t.d. Obavljanje ovakvih rutinskih procedura može oduzeti mnogo vremena i truda i činovnicima i njihovim rukovoditeljima. Isto tako, može biti teško pratiti da li se baš uvijek poštuju propisana pravila.

POWERFLOW omogućava da se procedure orijentirane na kolanje dokumenata pretvore u automatizirane, interaktivne sisteme. POWERFLOW je izuzetno koristan za radne grupe čiji članovi ovise jedni o drugima, kako bi na vrijeme kompletirali neku akciju i osigurali brzu i efikasnu uslugu nekoj trećoj stranki (i internoj i eksternoj). Svaka procedura koja se može rastaviti na jasno definirane elemente i koja se može prikazati u obliku dijagrama toka, može se automatizirati pomoću POWERLOW-a.

POWERFLOW neprekidno prati kako posao napreduje, brine se da se riješeni predmeti šalju dalje na obradu, upozorava na zastoje, a ako zatreba, kreira alternativne procese.

POWERFLOW ima izgled i s njim se radi kao i s bilo kojom drugom OFFICEPOWER aplikacijom — koriste se menui, software tipke i si.

Prednosti POWERFLOW-a su:

• Napredovanje nekog posla se može pratiti i slijediti u bilo kojoj fazi. To znači da korisnici i kolege mogu trenutno saznati što se događa s njihovim molbama, žalbama, upitima, narudžbama i.t.d.
• Stalna kontrola nad svim fazama znači da rukovodstvo može odmah vidjeti gdje se i koliko što radi, uočiti »uska grla« i početi rješavati problematična područja.

MREŽNA RJEŠENJA

Više OFFICEPOWER sistema se može vezati u mrežu, preko X.25 linija ili OSLAN (Ethernet) lokalne mreže. Korisnici povezani u mrežu mogu:

• razmjenjivati poštu
• zakazivati sastanke
• uvoziti/izvoziti dokumente i sve ostale datoteke
• štampati na bilo kojem štampaču u mreži
• uključiti se i raditi na bilo kojem sistemu u mreži

KOMUNIKACIJE

Komunikacijske mogućnosti OFFICEPOWER-a omogućavaju da razni kompjutori izmjenjuju podatke te da se može pristupiti različitim servisima u mreži povezanih kompjutora.

Kompjutori mogu biti raznih proizvođača — podržane su komunikacije po svim najnovijim međunarodnim i popularnijim privatnim standardima.

OFFICEPOWER I STANDARDI

Ključ za prenosivost sistema nije samo u tome da se na UNIX hardwareu ponudi uredski software. Ključ je software uglavljen između operativnog sistema i aplikacije. Da li konkurencija poštuje sve te OTVORENE i de-facto standarde? OFFICEPOWER ih poštuje!

• Operativni sistem: — UNIX i MS--DOS (uključivši X/Open UNIX)
• Interface za korisnike: — MS-Windows
• Mrežni servisi: — X.25, Ethernet 8802/3, 8802/2, TCP/IP, SNA
• Relacijske baze podataka: — SQL interface (INGRES-LINK)
• Razmjena podataka: — X.400, - FTAM
• Sve ovo znači:
• Zajednički rad
• Prenosivost
• Mogućnost širenja

NA ČEMU RADI OFFICEPOWER

OFFICEPOWER radi na svim ICL--ovim UNIX platformama za odjelske sisteme, pod UNIX-om System V, Release 4.00, 3.2, 2.22 i 2.1.