Radomir Vukina, 16.06.1996

Automatizacija uredskoga poslovanja - danas

Prije otprilike pet godina, jedan od članova uređivačkog odbora ove cijenjene publikacije, uspio me nagovoriti da napišem članak pod istim nazivom. Ovih dana sam opet zamoljen da nešto napišem o automatizaciji uredskog poslovanja. Pošto se neke žabe lakše tjeraju u vodu od drugih, pristao sam, premda mi se činilo da sam rekao sve što sam na tu temu imao kazati. A onda sam se sjetio da je prošlo pet godina, i da bi bilo interesantno usporediti ondašnju situaciju s današnjom.

Prije pet godina

U članku iz 1988. godine pisao sam o tome da je automatizacija uredskog poslovanja dosta zanemarena, premda su troškovi veliki, a mogućnosti poboljšanja ogromne. Pisao sam o područjima primjene kompjutora — o klasičnim (knjigovodstvenim) obradama

podataka, o sustavima koji pomažu pri donošenju odluka, o sustavu za poslovne komunikacije. Pisao sam i o bazama podataka, spreadsheet programima, o paketima za obradu tekstova i stolnom izdavaštvu. Što se tiče elektroničke pošte, spomenuo sam da ima dosta međusobno povezanih kompjutora, te da je nepotrebno pismo slati poštom kad se može žicom.

Zatim sam pisao o kompjutorima na kojima se to moglo provoditi, o velikim centralnim sustavima, o PC-ovima u mreži, o vezama s javnim bazama podataka. Kao rješenje sam sugerirao PC, vezan na server za radnu grupu, koji je zatim vezan na veliki glavni stroj i na javne mreže. Kod toga je bilo bitno da se s bilo kojeg ekrana u mreži može pristupiti bilo kojoj usluzi u mreži.

Kod svega toga treba paziti na, standarde, jer samo međunarodno priznati službeni standardi mogu biti garancija da će se sadašnja i buduća oprema moći povezati i zajednički raditi.

Za konkretni primjer opreme sam izabrao ICL DRS300 UNIX server, 8 MB memorije, dva diska od 90 milijuna znakova, 12 terminala, 3 matrična i jedan laserski pisač, 4 PC-a (2 MB memorije, disk od čak 45 milijuna znakova), vez na ICL i IBM centralne sustave preko X.25 paketne mreže (Croapak-a). Za uredsko poslovanje, ICL-ov paket OfficePower, Ingres relacijska baza podataka, Ventura za stolno izdavaštvo, i "... ogromna kolekcija ukradenih kompjutorskih igara...".

Kako to izgleda iz današnje perspektive

Ondašnji kompjutori snova, barem što se fizičkih kapaciteta tiče, danas su naravno smiješna stvar. Osam megabajta memorije danas nije mnogo za najobičniji PC, a kamoli za grupni server. Diskovi od čak 45 milijuna znakova su jedva dovoljni za najosnovniji software i jednu današnju (kupljenu, kopiranje software-a je u međuvremenu i kod nas postalo ilegalno) kompjutorsku igru. Davna X.25 paketna mreža danas je u svakodnevnoj upotrebi. Doduše, zove se Croapak, no radi.

Sto se tiče software-a, postavke stoje i danas, pa čak i konkretni proizvodi — stariji od tri do pet izdanja, zauzimaju barem 2-3 puta više prostora na disku i u memoriji, s puno novih zvončića, lampica i mnogo zgodnih dodataka, od kojih su poneki čak i korisni!

Sto se tiče koncepcije i ideja, ništa se nije promijenilo. Pet godina praktičnog iskustva ih je samo potvrdilo.

Kako se to danas radi

Kad sam pisao prvu verziju članka, iza mene je bilo godina-dvije praktičnog iskustva s automatizacijom uredskog poslovanja. Već smo tada imali nekoliko osobnih kompjutora (no ni jedan nije bio ono što se danas zove PC) vezanih u lokalnu mrežu, i radili smo obradu tekstova, nešto kompjutorske grafike i si. To je bila faza prelaska na UNIX servere i "prave" PC-ove. U našem uredu kompjutore smo koristili uglavnom samo za izradu ponuda (za kompjutore, moja tvrtka ih proizvodi i prodaje) prospekata i materijala za tečajeve. Klasične knjigovodstvene obrade su se radile u ERC-u. U to vrijeme jedino je na mom stolu bio najjači, najbrži, naj ... kompjutor, a za ostale je postojalo nekoliko terminala na kojima su mogli obaviti posao koji im je trebao.

Danas, svi moji kolege na svom stolu imaju ekran (polovica razne PC-ove, polovica terminale), pa čak i kolege koji se bave servisiranjem hardware-a i koji veći dio svog vremena provode radeći kod korisnika naše opreme. U uredu imamo tri UNIX servera (jedan veliki za redovni posao i dva manja za razvoj i demonstracije) sa silnim megabajtima memorije (svaki) i milijardama znakova na diskovima. Povrh toga, imamo tri laserska i nekoliko matričnih pisača, sve naravno povezano u lokalnu mrežu. Osnovni software paket za uredsko i ostalo poslovanje nam je već onda spomenuti Officepower, samo nekoliko verzija stariji.

Ova oprema je unijela značajne promjene i poboljšanja u svakodnevnom životu i radu u našem uredu. Na obradu tekstova, razne baze podataka i.t.d. već smo odavno navikli, no elektronička pošta je unijela novu kvalitetu. Nema više kopiranja izvještaja, pisama, raznih drugih dokumenata. Nema više papirića s porukom "... zvali su te, javi se...". Kad ustanovim da neki priručnik ili čekić i čavli za slike (po nekoj čudnoj logici, ja kao rukovoditelj marketinga sam ujedno i lord-čuvar priručnog alata) nisi na mjestu, pošaljem poruku "svima", i u roku od nekoliko minuta stvari su opet na mjestu. Naš uredski sustav će nam u bilo kojem trenutku reći u kojim se od 3 nešto tisuća dokumenata, koje trajno čuvamo, spominje to i to. Ili će nam iz skupa od deset tisuće proizvoda koje prodajemo, povaditi sve one koji se odnose n.pr. na našu seriju DRS6000 UNIX servera. Ili će nam reći koliko kompleta tonera za laserske pisače imame u skladištu (dinarskom ili konsignacijskom), ili koliki je danas tečaj DEM — SLT. Ili... (Važno je reći da su sve ove baze podataka razvijene alatima iz uredskog paketa, a ne klasičnim dBase alatima, ni za jednu od njih nije trebalo više od sat-dva posla).

Poželim li poslati okružnicu, napišem tekst, a adrese se automatski uzmu iz adresara. Naši serviseri radne naloge primaju preko terminala. Salu za sastanke i demonstracije rezerviramo preko zakazivača sastanaka. Ukoliko spremam prezentaciju, sve, pa čak i crtanje slika mogu napraviti bez napuštanja OfficePower-a — OfficePower mi pozove Harward Graphics for Windows (i mnoge druge PC pakete) i brine se za spremanje slika i.t.d. Tekst i slike, kompjutorski program, pa čak i govornu poruku (ili Bethovenovu Devetu — no to bi malo dulje trajalo), sve to mogu poslati elektroničkom poštom. De-dini razlog kad moram ustati od stola je da odem po kavu.

Sto se tiče komuniciranja s vanjskim svijetom, to smo uspjeli ostvariti tek ovih dana — do sada nas je u tome omelo nekoliko selidbi, nedostatak telefonskih linija i slični razlozi. Ovog trenutka elektroničku poštu mogu slati našim korisnicima, pred dva dana smo uspostavili prvu vezu s našom centralom u Engleskoj, a danas smo dogovorili da ćemo se do kraja tjedna priključiti i na hrvatsku javnu mrežu za elektroničku poštu, Cro400 (među prvim smo tvrtkama u Hrvatskoj koje su pretplatnici ove usluge).

Elektronička pošta unutar ureda je prije svega bitno povećala udobnost i ubrzala tok rada. Elektronička pošta sa svijetom će nam omogućiti opstanak. Doslovce tako. Kompjutori, koje prodajemo, su složeni proizvodi. Da bi se sastavio suvisli komplet, treba često kopati po tri ormara s već spomenutih tri i nešto tisuća dokumenata, koji su do sada dolazili poštom. Često i s do pet tjedana zakašnjenja ... ako nečiji kompjuter na adresi nije napisao Zagreb — Yugoslavia. Dok bi mi dokazali da je Zagreb — Croatia i to ne-UNPA područje, ukinulo bi se taj disk ili ekran ili model kompjutera. Danas više nitko ne koristi ne-elektroničko slanje dokumenata i sličnih stvari, pa su nam jednostavno rekli ili ... ili ... Zaključili smo da X.400 mreža za elektroničku poštu nije loša stvar.

Osim ovako prozaične stvari kao što je redovno dobivanje informacija (koje su za tvrtke poput naše, osnovni repromaterijal), elektronička pošta sa svijetom je često i jedini praktični način ostvarivanja poslovnih komunikacija. Najčešće komuniciramo s ICL-om u Engleskoj i Finskoj (u Finskoj se proizvode ICL-ovi PC-ovi). Englezi su vremenski jedan sat iza, a Finci jedan sat ispred nas. Vremenska razlika, različita radna vremena i različito vrijeme za gablece, ručkove, početke sastanaka, kave i.t.d. znače da u toku dana ima najviše jedan do dva sata kad se može sa svima razgovarati telefonom. Fax je zgodan, ali se ipak radi o papirima koji se mogu zagubiti, staviti u ladicu ili zametnuti. Podsjetnik za elektroničku poštu je stalno na ekranu. Na elektroničku poruku je lakše odgovoriti nego ju ignorirati.

Prva stvar koju su nam nakon uspostavljanja veze s Engleskom poslali, bilo je tridesetak stranica (elektroničkih, naravno) uputa o radu i pravilima ponašanja u mreži.

Upozorili su nas da je u ICL-ovu mrežu za elektroničku poštu uključeno oko 25 tisuća naših kolega, u skoro 70 zemalja, pa da slanje poruka " ... svima, svima, svima ..." baš i nije najuputnija stvar. Da slanje svakodnevnih poruka s kopijom za našeg generalnog direktora nije uputno, znali smo i sami.

Elektronička poruka se može "rezati", uređivati, poslati kolegi koji je prava osoba za pravi odgovor. Odgovor koji ja dobijem, a koji može zanimati i moje kolege, ne trebam kopirati. 3ednostavno im ga pošaljem elektronički (kompjuter je međutim pametan, i čuva na disku samo jednu kopiju, koju svaki vidi pod imenom koje joj je sam dao).

Ukratko, već nakon nekoliko tjedana rada s ovakvim suvremenim uredom, ni pomisao na vraćanje na staro ne dolazi u obzir.

Prognoze od prije pet godina

Prava poslastica obično nije usporedba stanja nekad sa stanjem danas, nego vidjeti što se je desilo s ondašnjim prognozama. N.pr., ja već dvadeset i nešto godina slušam kako će kroz pet idućih godina kompjuteri biti badava, a plaćat će se programi. Osnovna zamisao nije kriva, no tek nakon dvadeset godina sam po prvi puta sastavio ponudu u kojoj je cijena čistog hardware-a bila oko 50% vrijednosti. No trend je ipak tu. Da vidimo kakav sam ja bio prognozer.

Prognozirao sam da će se uskoro na tržištu pojaviti proizvodi za obradu slikovnih informacija: radne stanice za podatke, tekst i sliku; jeftini i pouzdani scanneri; jeftiniji laserski i slični visokokvalitetni pisači; arhiviranje na optičkim diskovima; optička vrpca (jeftinija od papira); kompjutersko prepoznavanje predmeta na slikama.

Sve je (osim optičke vrpce i donekle prepoznavanje predmeta) pogodak! Sve ostalo, (osim scannera — šef kaže da mi ne treba) imam u uredu.

Prognozirao sam i konvergenciju glasa i podataka. Danas vam mogu poslati elektroničkom poštom ispis stanja na skladištu, popratno pismo, govorne komentare i sliku mog psa (da dokažem da idu i slike). Moj kompjuter doduše još ne može sintetizirati moj hrvatski s agramersko/zagorskim naglaskom, no mogu ga naučiti da prepoznaje govorne komande.

Rekao sam i da će se posebna pažnja posvećivati i zaštiti od neovlaštenog pristupa. Najsuvremeniji UNIX serveri i PC mreže mogu danas pružiti razinu zaštite koju onda nisu imali ni mnogi mainframe (veliki, centralni) kompjuteri.

Na kraju sam spomenuo da se radi i na nekim od standarda, koji su danas već ratificirani, a i primjenjuju se na mnogim proizvodima koji su danas na tržištu (n.pr. za slanje datoteka, elektroničku poštu i si.) Što se toga tiče, najveća promjena je u načinu razmišljanja —- u ono vrijeme je bilo važno da je nešto od IBM-a ili ICL-a ili Univac-a ili DEC-a ili ... Danas nije važno koji je operacijski sustav u pitanju, važno je da se zove UNIX (višekorisnički) ili DOS (osobni kompjutori). Komunikacije ako su lokalne idu preko Etherneta, a ako su daljinske preko X.25 mreže.

Većina tih rješenja su prema nezavisnim, u velikom broju slučajeva čak i formalno ratificiranim, međunarodnim standardima. A nekih od proizvođača, koji su onda mislili da oni sami znaju i mogu bolje, danas više ni nema.

Sve u svemu, baš sam bio dobar prognozer. (A možda sam, kao rukovoditelj marketinga u filijali velike svjetske tvrtke imao i nešto bolje izvore informacija). Razlike su uglavnom bile kvantitativne, dok su kvalitativno prognoze bile skoro posve točne.

Današnje prognoze za idućih pet godina

Sada, kad sam se pohvalio, treba riskirati i bubnuti neku prognozu za razdoblje do kraja tisućljeća (... stoljeća, idućih 5-6 godina, ...).

Mislim da će leitmotiv biti integracija — aplikacija, mreža kompjutora. Korisnik će u jednom dahu, čak i ne primjećujući, koristiti usluge više kompjutora, raznih software paketa, podatke iz najrazličitijih izvora, spremljenih na raznim mjestima.

Sve usluge će imati slikovno sučelje (iliti grafički interface, na normalnom kompjutoraškom), radit će se s mišem ili pokazivati prstom. Ili govorom — n.pr.: "... tis-KAJ DO-pis na Laser JE-dan". Ekrani će po svoj prilici postati tanki i plosnati, vjerojatno spojeni s tastaturom, veličine A4 stranice i ležat će na stolu. Lokalne mreže će vjerojatno ići bežičnim putem.

Kompjutori će paziti na potrošak struje, samo će podešavati osvjetljenje ekrana, bit će od materijala koji se mogu reciklirati.

Kao što danas mnogi PC-ovi imaju ugrađenu fax-modem karticu, većina će ih se moći povezati na javnu mrežu za elektroničku poštu. (Ukoliko HPT ponudi razumne tarife i dovoljno priključaka za usluge).

Koristit će se uglavnom standardni software paketi, klasično programiranje će se koristiti uglavnom za postizanje određenih specifičnih ciljeva.

Software za uredsko poslovanje će se sve više brinuti i za tok posla, t.j. da se standardne stvari obavljaju po propisanom redoslijedu, na propisani način. Kao što kompjuteri danas guraju poslove kroz materijalnu proizvodnju, gurat će ih i u uredskom okolišu.

Kompjuterske igre će zahtijevati barem milijardu znakova na disku i 16 MB RAm-a.

Kladim se da će se prognoze ostvariti s bar 80% u sljedećih 3-4 godine. Niti jedna od ovih stvari nije science fiction ni danas — pitanje je samo raširenosti u praktičnoj upotrebi.

Doviđenja za pet godina!