|
||||
| |||||
|
|
| ||||
Copied with permission from INA Company magazine INA Glasnik, No. 1866; dated 17.01.06, pg. 12
INA@INFORMATIKA
Povezivanje sustava za upravljanje dokumentima s budućim integriranim informacijskim sustavom INE
Smanjuju se operativni troškovi
Za sustav upravljanja poslovanjem (SUP) u INI već se od 2001. godine koristi MERIDIO sustav rješenja za elektroničko upravljanje dokumentima i zapisima.
Aplikacija Sustava upravljanja poslovanjem u INI temelji se upravo na MERIDIO sustavu. Ona omogućava dostupnost širokog opusa informacija o poslovanju i preko Inina Intraneta je dostupna velikom broju korisnika. Osim toga, MERIDIO se koristi za pohranu skeniranih ugovora kao i za dio Inine tehničke dokumentacije.
MERIDIO je kompanija iz Fujitsu grupe nastala 2001. godine specijalizirana za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima i zapisima (EDRM sustavi - Electronic Document and Records Management). Tvrtka nosi ime svog glavnog proizvoda, sustava za upravljanje podacima MERIDIO koji nudi mehanizam za upravljanje dokumentima vodeći računa o standardima vezanim uz sigurnost dokumenata.
U listopadu 2005. godine u okviru i3 projekta proveden je pilot-projekt povezivanja MERIDIO sustava sa SAP-om, budućim integriranim informacijskim sustavom INE, čije je uvođenje upravo u tijeku.
Na projektu povezivanja radili su zajedno stručnjaci iz INE i specijalisti angažirani od strane BCC Services, tvrtke koja zastupa MERIDIO u Hrvatskoj.
U okviru pilot-projekta trebalo je pokazati mogućnost MERIDIA u području integracije dokumenata sa SAP-om kao i upravljanje elektroničkom arhivom na pouzdan i funkcionalan način. INA je prepoznala potrebu i važnost da se sustav koji je već »u kući« i u širokoj uporabi poveže sa SAP-om kao budućim informatičkim rješenjem koje će podupirati poslovanje pa je tvrtka MERIDIO i prilagodila aplikaciju da bi takva povezivost bila moguća. Certifikat za povezivost MERIDIA sa SAP-om tvrtka je dobila u travnju 2005. godine.
MERIDIO omogućava automatsko integriranje poslovnih dokumenata sa SAP-om. Originalni dokumenti (kao što su ulazni računi, narudžbenice ili ugovori) mogu se skenirati i barkodirati u trenutku zaprimanja, čime se unapređuju poslovni procesi smanjenjem kolanja papirnate dokumentacije. Takvi skenirani dokumenti mogu se spremiti na eksterni sustav za pohranu (MERIDIO server) i istovremeno se povezati s odgovarajućim dokumentom knjiženja u SAP-u. Takvom je skeniranom dokumentu u svakom trenutku moguće pristupiti direktno iz SAP aplikacije na korisniku potpuno transparentan način, čime je povećana kontrola zahvaljujući poznatom statusu sadržaja svakog računa u postupku likvidiranja. Proces likvidacije je zatim moguće automatizirati korištenjem SAP-ova radnog tijeka (workfiowa) što uvelike skraćuje vrijeme potrebno nekom dokumentu da prođe sve potrebne razine.
Kroz SAP je moguće i tražiti dokumente, a podaci su zaštićeni od neovlaštenog pristupa kroz SAP-ov koncept autorizacije.
Drugi važni aspekt zbog kojeg je ovakav sustav interesantan za INU je arhiviranje elektroničkih podataka.
Naime, u produkcijskim informatičkim sustavima nastaje velika količina podataka, što se vremenom počinje osjećati na odlikama sustava i potrebom za povećavanjem resursa (hardverskih, kao što su diskovi, CPU, memorija, ali i softverskih, uz troškove održavanja ljudi koji na tome rade).
Osim toga, podaci koji se više ne koriste operativno (zatvoreni dokumenti iz prethodnih godina) mogu biti izdvojeni iz transakcijske baze što pridonosi poboljšanju odlika i raspoloživosti sustava. Brisanje podataka u ovakvim slučajevima ne dolazi u obzir, s obzirom na pravne zahtjeve o čuvanju pojedine dokumentacije. To znači da takvi podaci mogu biti uklonjeni iz produkcijskog sustava, ali spremljeni na takav način da im se u svakom trenutku može pristupiti. Arhiva mora biti složena na postojan i siguran način na drugi, jeftiniji medij za pohranu. Podaci moraju biti lako dostupni u slučaju da se pojavi potreba za njima. Upravo je takav scenarij moguć koristeći vezu MERIDIA i SAP-a - izravno traženje arhiviranih podataka iz SAP-ovih transakcija.
Ovakvo se rješenje uklapa u postojeću IT arhitekturu INE, što smanjuje operativne troškove, a donosi velike prednosti kompaniji. Također je primjer kako se postojeća, ali tehnički napredna informatička rješenja mogu iskoristiti i u budućem radnom okruženju.
(r.)
|
 |
|
All Rights Reserved, Copyright © BCC Services d.o.o.; 1998 - 2014 |
|
For additional information
|
