Novo programsko rješenje za centralnu bazu dokumenata sustava upravljanja poslovanjem (SUP) u INI

Imamo li pravo na topli obrok? Koliko dana imamo godišnjeg odmora? U kojem je pravilniku riješeno pitanje dodatnog rada? što piše u kolektivnom ugovoru? Koja norma vrijedi za dizelsko gorivo? - samo su neka od pitanja koja smo imali prilike čuti oko sebe, a za čiji odgovor je trebalo proći podosta vremena uz naravno dobru volju sindikalnog povjerenika ili nekog od Ininih pravnika. Jer, doista su tek rijetki imali uredno složenu bazu dokumenata i još rjeđi tu bazu imali nadohvat ruke. A mi u traženju na{ih prava ili zbog potreba posla, po "starom dobrom običaju" nestrpljivi i nervozni jer nam podaci trebaju odmah. I taj problem su Inini stručnjaci riješili s uspjehom.

Bazi se može pristupiti sa svih računala (uključujući i prijenosna) koja su u sastavu informatičke mreže INA d.d. Svi zaposlenici INE mogu pristupiti preko opcije "Prijava bez korisničkog imena", dok samo ovlašteni korisnici imaju vlastita korisnička imena.

- Već ranije smo osmislili i primijenili Strategiju izgradnje informacijskog sustava za upravljanje dokumentima sustava upravljanja poslovanjem u INI (SUP). Prvo je svim zaposlenicima INE (spojenim na INA-Intranet) osigurana dostupnost obvezujućih dokumenata s područjem primjene na razinu INA, d.d. - rekla nam je voditeljica projekta Jadranka BELINIĆ-GAK. Tako je omogućen prestanak dotadašnjeg zastarjelog načina kontrolirane distribucije obvezuju}ih dokumenata INE i uveden brži, dostupniji i racionalniji način koji u mnogome olakšava posao onima kojima su dokumenti SUP-a sastavni dio posla. Sa zadovoljstvom mogu istaknuti kako smo taj sustav nadogradili i još više ga približili našim korisnicima.

Naime, koristeći nove tehnologije, sukladno našem opredjeljenju za stalnim unapređenjem, unaprijeđena je i Inina baza dokumenata smještena u sustavu Meridio. To je rezultat realizacije t.zv. četvrtog modula (pod-projekta) projekta izgradnje centralne baze dokumenata te drugih specifičnih obavijesnih dokumenata i zapisa u INI (projekt NDI) koji ima za cilj obuhvaćanje svih obvezujućih dokumenata te drugih specifičnih obavijesnih dokumenata i zapisa, povećanje funkcionalnosti te davanja njihove prepoznatljivosti kroz izgled INA-Intraneta.

Preciznije rečeno, ciljevi pod-projekta su stvaranje ažurne korporativne baze dokumenata sustava upravljanja poslovanjem u INA, d.d. (SUP) koji će uz maksimalnu sigurnost i zaštitu biti dostupni ovlaštenim korisnicima. Navedena baza obuhvatit će dokumente SUP-a organizacijskih jedinica svih razina tvrtke uz jedinstveno te "user friendly" korištenje i upravljanje elektroničkom bazom dokumenata. O svemu tome upućena je početkom prosinca prošle godine e-mail poruka svim Ininim zaposlenicima pod nazivom: "Novo programsko rješenje za centralnu bazu dokumenata sustava upravljanja poslovanjem u INA d.d."

Baza dokumenata sustava upravljanja poslovanjem u INA d.d.

- U određivanju projektnog zadatka i specifikacije programskog rješenja, nastavlja Belini}-Gak, - sudjelovali su pojedini zaposlenici iz Službe za osiguranje kvalitete Sektora strate{kog razvoja, istraživanja i investicija (Zoran NIKOLIĆ i Jasna [POLJAR-KASABAŠIĆ) te Službe razvoja informacijskih sustava Sektora informatike (Iva JUROŠ i Josip MANCE). Samo programsko rješenje za bazu dokumenata izradila je tvrtka Fujitsu Services d.o.o. koja je i ovlašteni distributer programa Meridio.

O novoj bazi dokumenata nešto više rekao nam je član tima Zoran Nikolić. Ona obuhvaća dokumente raspoređene po kategorijama, od strateških odrednica u što su uključene vizije, misije, strategije, politike, ciljevi i planovi, preko priručnika, postupaka i uputa, općih akata s pravilnicima, odlukama, poslovnicima te ostalim dokumentima SUP-a. Obuhvaćene su i INA norme, sigurnosno-tehnički listovi i obrasci. Glavne prednosti novog programskog rješenja u odnosu na dosada{nje su u tome {to se dokumenti u bazi raspore|uju prema organizacijskoj jedinici u kojoj se primjenjuju. Prijašnje rješenje nije omogućavalo zadovoljavaju}e grupiranje dokumenata prema području primjene. Kod pretraživanja dokumenata prema organizacijskoj jedinici u kojoj se dokument primjenjuje ili je donesen postoji veza s aktualnom bazom organizacijskih jedinica i organizacijske strukture INE. Tako|er veza postoji i kod pretraživanja dokumenata prema imenima zaposlenika koji

su odobrili dokument. Postoji mogućnost i odabira samo novoobjavljenih dokumenata (dokumenti uneseni u bazu zadnjih 30 dana). Svi novoobjavljeni dokumenti su posebno označeni s oznakom NEW. Programsko sučelje je prilagođeno korisniku, a nazivi opcija su na hrvatskom jeziku. Postoji i kontrola nad slijednim nizom oznaka dokumenata. Nova baza dokumenata sadrži sve dokumente s područjem primjene na razini INA, d.d. koji su bili u prethodnoj bazi sustava Meridio.

Govoreći o poslovima koji slijede, gospo|a Belinić-Gak je upozorila da sukladno Postupku upravljanja dokumentima te Uputi za upravljanje elektroni~kom bazom dokumenata SUP-a u INA, d.d. treba započeti inicijalni unos te ažuriranje navedene baze u pojedinim Ininim organizacijskim dijelovima čime će se omogućiti primjena njezinih pogodnosti. To su, prije svega, elektronička pohrana te dostupnost gore navedenih ažurnih dokumenata za sve Inine organizacijske jedinice, čime brojni registratori s različitim dokumentiranim postupcima i procedurama postaju nepotrebni.

U vremenu dovršavanja novog rješenja baze dokumenata imenovane su osobe za ažuriranje baze i obrazovani radnici za rad na bazi dokumenata. Njihova je glavna zada}a ažuriranje baze dokumenata, a te dokumente i ostale potrebne informacije dostavljat }e im predstavnici poslovodstva. Tako|er, što se tiče samih poslova ažuriranja baze, izrađene su upute koje to detaljno objašnjavaju. Po završetku nove baze, dobavljač je u istu prebacio postojeće dokumente - koji su se nalazili u prijašnjoj bazi tako da poslovni proces nije prekidan. Ostale dokumente: postupke, upute i sli~no, unosit će radnici obrazovani za taj posao.

Naši su sugovornici upozorili kako se važećim dokumentima smatraju samo oni objavljeni u bazi dokumenata. Premda baza omogućava ispis dokumenata, takve ispisane kopije smatraju se nekontroliranim kopijama. Da bi papirnata kopija dokumenta bila referentni dokument, mora imati zeleni žig "kontrolirana kopija". Distribucija papirnatih kopija sa zelenim žigom briga su predstavnika poslovodstva pojedinih Ininih dijelova, a upućuju se samo onim dijelovima koji, za sada, još nemaju pristup INA-Intranetu.

Ovlaštenja i odgovornosti u procesu upravljanja bazom utvrđene su Ininim dokumentima iz kojih je vidljivo da se zabranjuje neovlašteno izuzimanje dokumenata, podataka ili informacija iz baze i njihovo iznošenje izvan INE.

Ova baza dokumenata SUP-a, je kao i dosad, dostupna na prvoj stranici INA-Intraneta, pod aplikacijom: Dokumenti sustava upravljanja poslovanjem u INA d.d. Na kraju, želimo vam ugodno "surfanje"!