Marko Lukičić
Konzultant za eDRM rješenja i sustave, BCC Services

Članak je autor originalno objavio u časopisu "Mreža", godine 2006.

 Bitovima do profita

Sustavi za upravljanje dokumentima i zapisima

Digitalni sadržaj u usporedbi s ne-digitalnim sadržajem za kompanije predstavlja golemi potencijal: dokumenti se mogu jeftino, brzo i lako  skladištiti, pretraživati, umnožavati i distribuirati dokumente, a sustavi za upravljanje dokumentima osiguravaju sigurnost i integritet samih informacija.

Rasprostranjenost i dostupnost Interneta, jeftini kapaciteti za pohranu digitalnog sadržaja, automatiziranost poslovnih procesa, i sve bolja telekomunikacijska povezanost glavni su razlozi eksponencijalnog rasta količine generiranog elektroničkog sadržaja. Kako troškovi skladištenja i održavanja ne-elektroničkog sadržaja, (poput ugovora, specifikacija, dokumentacija, marketinških planova, dokumenata sa podacima o korisnicima i drugog) poprilično nadmašuju troškove skladištenja i održavanja elektroničkih sadržaja, omogućavanje digitalizacije i arhiviranja digitalnog sadržaja postaje jedan od najprioritetnijih projekata IT odjela svih većih kompanija.

Digitalni sadržaj u usporedbi s ne-digitalnim sadržajem za kompanije predstavlja golemi potencijal: informacije pohranjene u dokumentima se mogu koristiti u različitim automatiziranim poslovnim procesima različitih sustava (kao što su ERP, CRM, billing, knowledge management i drugi), dokumenti se mogu jeftino, brzo i lako  skladištiti, pretraživati, umnožavati i distribuirati čime se znatno smanjuju troškovi održavanja (istraživanja pokazuju da se svaki dokument u prosijeku kopira devet do jedanaest puta). Digitalni sadržaj omogućava kratko vrijeme pristupa informacijama, veću sigurnost i bolje praćenje pristupa sadržajima a sustavi za upravljanje dokumentima osiguravaju sam integritet informacija.

Osim navedenih prednosti, sustavima za upravljanje dokumentima se može osigurati sigurna pohrana i brz pristup informacijama poput informacijama o klijentima, tržištu, proizvodima i drugome koje nerijetko u današnje vrijeme postaju odlučujuće za postizanje što veće konkurentnosti na tržištu. A u današnje vrijeme, vrijeme velikog izbora sličnih proizvoda i vrijeme sve brže rastuće konkurencije na tržištu, upravo se vlastita konkurentnost u odnosu na druge smanjuje nehotičnim objavljivanjem vlastitog intelektualnog vlasništva kritičnog za poslovanje kompanije. Neovlašteno kopiranje i objavljivanje informacija je, za razliku od imovine poput novca ili proizvoda na skladištu čiji nedostatak je lako uočiti svakoj pažljivijoj kompaniji, gotovo nemoguće uočiti i spriječiti kompanijama bez specifičnih sustava za upravljanje dokumentima.

Polu-rješenja

Da bi se uhvatili u koštac s gorućim problemom, kompanije nerijetko investiraju u jeftinija rješenja prilagođena njihovim osnovnim potrebama. Ovakva rješenja, kratkoročno isplativija od kompleksnih sustava za upravljanje dokumentima i zapisima, dugoročno kompanijama izazivaju velike probleme zbog nemogućnosti integracije sa ostalim sustavima, slabim performansama, problemima u sigurnosti, ne-skalabilnosti, slabih i sporih algoritama za indeksiranje i pretraživanje dokumenata, podrške za tek nekolicinu tipova dokumenata, nepridržavanje svjetskim i europskim standardima i drugog. Ona ne predstavljaju cjelovita rješenja za upravljanje dokumentima i zapisima te je njima ostvarena tek jedna ili samo nekoliko faza iz cjelokupnog životnog ciklusa dokumenta. Zbog toga je njima moguće ostvariti tek niski stupanj integracije sa ostalim aplikacijama pa takva rješenja nisu u stanju omogućiti pohranu cjelokupnog generiranog digitalnog sadržaja te predstavljaju konstantno rastući rizik za kompaniju.

S druge strane kompanije mogu investirati u pouzdane i dokazane sustave za upravljanje dokumentima i zapisima razvijene od svjetski vodećih proizvođača softvera. Bez obzira što su ovakvi sustavi skuplji od prilagođenih rješenja, dugoročno predstavljaju mnogo isplativije rješenje. Ovakva rješenja su u skladu sa svjetskim i europskim standardima i preporukama usvojenim i propisanim u mnogim zemljama (poput Sarbanes-Oxley, Basel II, USA PATRIOT Act, DoD 5015.2, PRO2002, NASD 3110, HIPAA, Gramm-Leach Bliley Act, Moreq, i drugih). Propisani zakoni i propisi određuju načine korištenja informacija, dokumenata i zapisa unutar organizacija te postavljaju standarde za najviši nivo zaštite i transparentnosti (jedan primjer takvih zakona je MoReq - Model Requirements for Records Management -  preporuka prihvaćena u Europskoj Uniji 2001.). Organizacije i iz javnog i privatnog sektora sada moraju poštivati te propise.

Osim usklađenosti sa standardima, kompleksni sustavi za upravljanje dokumentima i zapisima često prate  i tehnološke trendove, omogućuju integraciju sa najnovijim poslovnim aplikacijama i sustavima, te sadrže ugrađene kompleksne procese koji omogućuju upravljanje kompletnim životnim ciklusom dokumenta (poput procesa za digitalizaciju dokumenata, procese za digitalno potpisivanje dokumenata, procesa za definiranje kompliciranih korporacijskih pravila pod kojim moraju biti podvrgnuti dokumenti, i druge).

Cjelovita rješenja

Po definiciji, cjelovita rješenja za upravljanje dokumentima i zapisima se sastoje od hardvera, softvera i procedura koje omogućavaju da se dokumenti uključeni u poslovne procese prevedu u elektronički oblik, sigurno i propisno pohrane, lako dohvate, po potrebi umnožavaju i ispisuju na pisačima.

Svaki takav sustav se sastoji od pet osnovnih komponenti. Capture component omogućuje unos papirnatih dokumenata (najčešće pomoću skenera) ili elektroničkih dokumenata (na primjer kroz Office aplikacije, vlastite aplikacije ili aplikacije trećih proizvođača) u sam sustav. Storage component omogućuje efikasnu pohranu i brz pristup dokumentima a na njega se oslanja Security component koji ostvaruje sigurnost dokumenata ograničavajući i prateći pristup dokumentima. Indexing component vrši indeksiranje sadržaja dokumenata, te koristi OCR kao podršku pri indeksiranju skeniranih dokumenata dok Distribution component omogućuje brzu distribuciju i umnožavanje dokumenata.

Implementacija i integracija

Implementacija sustava za upravljanje dokumentima i zapisima i njegova duboka integracija sa okolnim sustavima predstavljaju kritičnu točku o kojoj najviše utječe sama uspješnost samog projekta. Ona podrazumijeva detaljnu analizu životnog ciklusa dokumenata u različitim poslovnim procesima, kao i uloge korisnika koji upravljaju tim dokumentima. Na taj način se otkrivaju prazni hodovi u radnim procesima, spoznaje se zakonska i/ili korporacijska regulativa o arhiviranju te se uspostavlja efikasniji rad s mogućnostima složenih ekonomskih i statističkih analiza.

Kompanije još uvijek tom problemu pristupaju s nedovoljno svijesti o veličini problema te najčešće izdvajaju vlastite resurse od kojih očekuju da obave potrebne analize. No umjesto da troše vlastite resurse koji ionako nisu dovoljno obučeni ni iskusni, kompanije bi trebale angažirati odgovarajuće konzultante, osigurati im odgovarajuće ljudske resurse koji dovoljno dobro poznaju poslovna pravila i poslovne potrebe poduzeća.

Mogućnost integracije bi trebala predstavljati izuzetno veliki faktor pri odabiru sustava za upravljanje dokumentima i zapisima kao i odgovarajućeg kompetentnog partnera koji će tu integraciju obaviti. Mogućnost integracije omogućava dohvat svih važnih informacija pohranjenih u sustavu za upravljanje dokumentima i zapisima iz bilo koje korporacijske aplikacije, sustava poput Officea ili aplikacija trećih proizvođača.

Integracija mora omogućavati povezivanje sustava s aplikacijama i sustavima razvijenim za različite tipove platformi. Ovakav stupanj integracije je najčešće ostvaren kroz Web Servise te on omogućava dohvat svih relevantnih informacija i dokumenata iz sustava poput BI-a, ERP-a, CRM-a i drugih neovisno o tehnologijama  na koje se ti sustavi oslanjaju.

Podrška za SAP je svakako veliki plus svakog sustava za upravljanje dokumentima i zapisima i onda se najčešće svodi na razmjenu linkova sa SAP-om koji omogućuju korisnicima da pristupaju dokumentima kroz SAP aplikacije.

Osim dohvata i izmjene informacija i dokumenata iz aplikacija trećih proizvođača, integracija sustava mora omogućavati jednostavan i brz unos novih dokumenata i zapisa u sustav (na primjer, integracija s Microsoft Exchange serverom bi trebala omogućavati automatsko arhiviranje mailova u sustavu za upravljanje dokumentima i zapisima). Ovakve integracije, zbog novih ostvarenih funkcionalnosti u okolnim sustavima,  ujedno povećavaju vrijednost investicije u postojeće sustave (poput investicije u Office sustav) i vrijednost investicije u sustav za upravljanje dokumentima i zapisima.

Bitovima do profita

Ispitivanja pokazuju da je čak do 90% informacija pohranjeno u poslovnim dokumentima različitih elektroničkih formata (kao što su elektronička pošta, prezentacije, tablične kalkulacije, audio i video sadržaji…). U današnje vrijeme, vrijeme kada i najmanja takva informacija može biti izuzetno vrijedna te bitno utjecati na poslovanje kompanija, prikupljanje informacija, njihovo pravilno i sigurno skladištenje te brzi pristup informacijama iz drugih aplikacija i sustava neće omogućiti rukovoditeljima da donose ispravne odluke, već će im omogućiti donašanje manje-rizičnijih odluka temeljenih na što većoj količini provjerenih i ispravnih informacija koje je kompanija u svojoj povijesti prikupila.

Dokument vs. Zapis
Iz života dokumenta

Životni ciklus svakog dokumenta se sastoji od dvije faze: aktivne i pasivne. U aktivnoj fazi dolazi do izmjene nad samim dokumentom. Dokument se dorađuje, usavršava i mijenja. U određenom trenutku je potrebno osigurati integritet sadržaja onemogućujući korisnicima izmjenu sadržaja. U tom trenutku dokument prelazi u pasivnu fazu i naziva se zapisom.

Priprema ugovora predstavlja tipičan primjer životnog ciklusa dokumenta. Dok zaposlenici rade na skici ugovora, mijenjaju dokument i dodaju  nove verzije. U određenom trenutku se stvara verzija koja se proglašava konačnom. Ta verzija postaje ugovor čiji se sadržaj nakon potpisivanja više ne smije mijenjati. Od dokumenta nastaje zapis koji se pohranjuje u sustavu za upravljanje zapisima. Sam sustav za upravljanje zapisima se brine  da ne dođe do ikakvih promjena u sadržaju zapisa, a da opet sam zapis bude dostupan svim osobama i sustavima ovlaštenim za pristup tom sadržaju. Sve osobe koje nisu ovlaštene za pristupanje tom zapisu neće biti svjesne postojanja tog zapisa.

Osim sigurnosti, sustav za upravljanje zapisima osigurava da nad zapisom budu ispunjena sva korporacijska, pravna i druga pravila koja određuju način korištenja i upravljanja tim zapisom (na primjer automatsko brisanje elektroničke pošte nakon određenog broja godina ili reaktivacija određenog ugovora nakon njegova isteka).

Sustav za upravljanje dokumentima sadrži kategorije u koje korisnici mogu pohranjivati svoje dokumente. Struktura kategorija je definirana na razini odjela kompanije i ona omogućuje da zaposlenici iz tog odjela lako i brzo dođu do traženih informacija te da međusobno kolaboriraju.

S duge strane, sustav za upravljanje zapisima sadrži file plan. File plan je definiran na razini cijelog poduzeća i omogućuje definiranje korporacijskih i drugih pravila nad određenim dijelom file plana. Zapisi pohranjeni u file planu su sigurni, zaštićeni i podvrgnuti definiranim pravilima.

Prvi zaljevski rat
Ratne priče

Događaj koji je prvi puta konkretnije ukazao potrebu za afirmaciju sustava za upravljanje zapisima je prvi zaljevski rat. Za vrijeme rata američke su vojne snage u zaljev dopremile velike količine računalne opreme s ciljem prikupljanja obavještajnih podataka. Informacije pohranjene u tim sustavima trebale su poslužiti za vojne analize u Pentagonu. Ipak, nakon rata su se našli pred još jednom bitkom. Ovaj puta sa podacima.

Prikupljeni podaci su bili pohranjivani unutar dokumenata različitih formatima na nestrukturiran način. Mnoge informacije su bile proturječne i njihova točnost je bila upitna. Velika količina sakupljenih informacija je postala bezvrijedna.

Da bi u budućnosti spriječili gubljenje podataka neprocjenjive vrijednosti, američko ministarstvo obrane (DoD) je odlučilo definirati pravila rukovanja dokumentima i zapisima, kao i funkcijske specifikacije sustava koji bi trebali osiguravati sigurnost i integritet prikupljenih informacija.

U drugoj polovici devedesetih godina američko ministarstvo obrane prihvaća DoD5015.2 standard, a početkom 2000. godine i MoReq preporuke za upravljanje dokumentima i zapisima. Američke zračne vojne snage (PACF) danas koriste Meridio sustav za upravljanje dokumentima i zapisima u koji se pohranjuju snimke terena snimljene iz aviona tijekom vojnih akcija.